Data protection
What we collect, why, for how long, and what you can demand.
Last updated: 31 July 2026
Cette politique explique quelles données KotNow collecte, pourquoi, combien de temps elles sont gardées et ce que vous pouvez exiger. Elle applique le règlement (UE) 2016/679 et la loi belge du 30 juillet 2018.
1. Responsable du traitement
- Responsable
- Rémy Jobé — BCE 1040.697.162
- Adresse
- Rue Capitaine Belletable 6, 4500 Huy, Belgique
- Contact
- privacy@kotnow.com
Compte tenu de la taille de la structure et de la nature des traitements, la désignation d’un délégué à la protection des données n’est pas obligatoire (article 37 du RGPD). L’adresse ci-dessus reçoit néanmoins toutes les demandes relatives aux données.
2. Ce que nous traitons, et sur quelle base
| Finalité | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Créer et tenir votre compte | Nom, adresse e-mail, mot de passe chiffré, téléphone si fourni, photo si connexion Google | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Durée du compte, puis 12 mois |
| Publier et afficher une annonce | Adresse du bien, description, photographies, loyer, disponibilité | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Durée de l’annonce, puis 3 ans (preuve) |
| Mettre en relation locataire et propriétaire | Messages, candidatures, réservations de visite | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | 3 ans après le dernier échange |
| Afficher de la publicité et mesurer la fréquentation | Identifiants publicitaires, pages consultées, adresse IP tronquée | Consentement (art. 6.1.a) — refusable, retirable à tout moment | Jusqu’à 24 mois côté Google, ou jusqu’au retrait de l’accord |
| Constituer un dossier de fiabilité | Situation professionnelle, revenus déclarés, garant, établissement d’enseignement | Consentement (art. 6.1.a) — vous décidez de le remplir | Jusqu’au retrait du consentement, puis suppression |
| Vendre une mise en avant | Identité, montant, référence de transaction | Exécution du contrat et obligation comptable (art. 6.1.b et c) | 7 ans (droit comptable belge) |
| Modérer l’espace de discussion | Publications, décisions de modération et leurs motifs | Intérêt légitime — sécurité des utilisateurs (art. 6.1.f) | 2 ans |
| Sécuriser le service | Adresse IP, tentatives de connexion, chemin de la requête et règle déclenchée en cas de comportement suspect | Intérêt légitime — prévention de la fraude et des attaques (art. 6.1.f) | 45 jours pour le journal de surveillance, 12 mois pour les tentatives de connexion |
| Envoyer des alertes de recherche | Adresse e-mail, critères enregistrés | Consentement (art. 6.1.a) | Jusqu’au désabonnement |
Les documents justificatifs que vous téléversez dans votre dossier de fiabilité — pièce d’identité, fiches de paie, attestation d’inscription — ne sont jamais rendus publics. Ils ne sont montrés qu’aux propriétaires auxquels vous adressez vous-même une candidature, et uniquement pour la durée de l’examen de celle-ci.
3. Qui reçoit vos données
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des fins publicitaires. Elles sont communiquées :
- aux autres utilisateurs, dans la stricte mesure de l’usage : le propriétaire que vous contactez voit votre nom et votre message ; les visiteurs voient le prénom de l’auteur d’une publication de forum ;
- à nos sous-traitants techniques, listés ci-dessous ;
- aux autorités, lorsqu’une réquisition régulière l’exige.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| PlanetHoster | Hébergement du site et de la base de données | Union européenne (France) |
| Google Ireland Limited | Publicité (AdSense) et mesure d’audience (Analytics) — sur consentement uniquement | Irlande, transferts encadrés vers les États-Unis |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Traitement des paiements de mise en avant | Irlande (Union européenne) |
| Google Ireland Ltd. | Connexion par compte Google, si vous l’utilisez | Irlande (Union européenne) |
| OpenStreetMap Foundation | Fonds de carte des annonces | Royaume-Uni |
Les traitements ont lieu dans l’Espace économique européen, à deux exceptions près. Le fond de carte est fourni par la fondation OpenStreetMap, au Royaume-Uni : ce transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne et ne concerne que votre adresse IP au moment de l’affichage d’une carte. La publicité et la mesure d’audience peuvent impliquer un transfert vers les États-Unis, encadré par la décision d’adéquation du 10 juillet 2023 ; ce traitement n’a lieu que si vous l’avez accepté, et cesse dès que vous retirez votre accord.
4. Vos droits
Vous pouvez à tout moment demander :
- l’accès à vos données et une copie de celles-ci ;
- la rectification de ce qui est inexact ;
- l’effacement de vos données ;
- la limitation d’un traitement que vous contestez ;
- la portabilité des données que vous avez fournies, dans un format lisible par machine ;
- l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
- le retrait de votre consentement, sans que cela remette en cause ce qui a été fait avant.
Écrivez à privacy@kotnow.com. Une réponse vous parvient dans le mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes : vous en êtes alors informé et le motif vous est donné.
Réclamation
Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — +32 (0)2 274 48 00 — https://www.autoriteprotectiondonnees.be.
5. Sécurité
Les échanges sont chiffrés en transit (TLS). Les mots de passe sont stockés sous forme d’empreintes irréversibles et ne sont jamais lisibles, y compris par l’éditeur. L’accès à la base est restreint et journalisé. En cas de violation susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits, vous êtes averti dans les meilleurs délais, conformément à l’article 34 du RGPD.
6. Décision automatisée
L’espace de discussion s’appuie sur un filtre automatique qui retient certaines publications avant leur mise en ligne — notamment celles qui laissent apparaître des coordonnées personnelles ou ressemblent à une tentative d’escroquerie. Cette mesure ne produit pas d’effet juridique et reste réversible : toute décision peut être contestée à contact@kotnow.com et fait alors l’objet d’un réexamen humain.
7. Mineurs
Le service s’adresse à des personnes de seize ans au moins. En deçà, la création d’un compte suppose l’autorisation du titulaire de l’autorité parentale, conformément à l’article 8 du RGPD tel qu’appliqué en Belgique.